Milano, 10 Novembre 2014 - Canon Italia, leader mondiale nelle soluzioni di imaging, ha annunciato i risultati di una ricerca indipendente commissionata a NetConsulting avente come argomento la gestione documentale nelle aziende italiane.
I risultati di questa ricerca hanno evidenziato che il contenimento dei costi e lo snellimento dei processi guidano le scelte del futuro nella gestione documentale.
In questo studio sono state coinvolte 420 aziende, di cui il 60% appartenenti al settore Manufacturing e circa il 40% ai settori Finance/Retail/Logistica/Servizi/Utilities. Sono stati intervistati gli IT Manager (67,9%) ed i Responsabili Acquisti/Amministrativi (32,1%) di aziende di grandi e medie dimensioni con oltre 100 milioni di euro di fatturato.
Lo scenario emerso in sena questa ricerca ha evidenziato la necessità sia di digitalizzare i processi che di ottimizzare la gestione dei documenti interna ed esterna all'azienda in modo di contenere i costi e rendere più agili le procedure. Tra le esigenze di questo tipo di aziende rientra inoltre la necessità di condividere le informazioni cartacee e digitali in totale sicurezza e, nel contempo, di ottemperare alle normative.
In uno scenario competitivo caratterizzato da sfide sempre crescenti, oltre un quarto delle aziende intervistate pone al primo posto, come obiettivo di business a breve termine, la propria espansione in Italia ed all'estero (36% del campione) ma, subito dopo, vede come priorità la revisione dei processi per migliorare l'efficienza e ridurre i costi (27,8%), in particolare, nell'ambito della gestione documentale. Allo stesso tempo, viene evidenziata la necessità di ridurre il consumo di carta, specie nelle procedure di fatturazione, nonchè di migliorare le modalità di ricerca dei documenti, in modo da poter risparmiare tempo e denaro.
Questa ricerca ha evidenziato che il volume dei documenti in formato cartaceo prodotti ogni anno è ancora molto significativo: mediamente in un anno sono prodotte quasi 2 milioni di pagine per azienda, con un picco di oltre 3,5 milioni nelle aziende del settore logistico. Sono soprattutto i reparti amministrativi a gestire le quantità maggiori di documenti cartacei (citati al primo posto per volumi generati dal 60,8% degli intervistati). Questo si traduce in elevati costi di gestione, che rappresentano un aspetto critico, per il 25% degli intervistati, insieme all'elevata complessità derivante dalla gestione di un parco stampanti eterogeneo (per l'11,2%) e obsoleto (il 22% del campione ha un parco installato con età superiore ai 4 anni ). Le aziende, tuttavia, continuano a preferire una gestione interna, in particolare quelle di grandi dimensione (oltre il 70%).
Dalle risposte degli intervistati si nota tuttavia come l'evoluzione verso forme differenti di gestione documentale richieda l'adozione di nuove stampanti con funzionalità avanzate, come file storage (importante per oltre il 60%), la conversione dei documenti in formato Office (55%) e il mobile printing (40%).
E' facile intuire come questi risultati aprano la strada ad una futura strategia di gestione documentale profondamente diversa da quella attuale, che aiuti le aziende a contenere i costi e le agevoli verso le nuove possibilità offerte dal web per la condivisione di documenti in mobilità e nel cloud, aumentando la collaborazione e la produttività aziendale.
Tuttavia, il 56% delle aziende italiane rimane ad oggi saldamente ancorato all'utilizzo della carta, con punte del 62% nel settore Finance. A questo si contrappone il settore dei Servizi, tra le quali un peso rilevante è assunto dalle aziende del Travel & Trasportation, nelle quali il livello di digitalizzazione supera il 50%. C'è quindi ancora molto da fare per creare una cultura di Managed Document Services che conduca all'adozione, ad esempio, di archivi digitali validi ai sensi delle leggi italiane (attualmente solo 30% delle aziende analizzate è attrezzata al riguardo) e nella creazione di workflow di procedure digitali ( ad esempio, il 61% degli ordini e il 51% della fatturazione vengono ancora gestiti in parte manualmente).
Teresa Esposito, Marketing and Pre-sales Director B2B di Canon Italia, in questa occasione ha dichiarato: "Canon è da sempre attenta all'evoluzione e alle esigenze del mercato e questa ricerca ci permette di approfondire maggiormente le necessità dei nostri clienti, supportandoli verso il cambiamento con una strategia di document management altamente personalizzata e scalabile [...] Grazie alle nostre soluzioni siamo in grado di gestire tutti i processi che riguardano i documenti, garantendo una maggiore efficienza, migliorando la user experience, e permettendo alle aziende di qualsiasi dimensione di concentrarsi sul proprio core business."
Nessun commento:
Posta un commento